Organisez votre séminaire de rentrée en toute sérénité !
Paul est le fondateur et gérant d’une PME, dont le siège social et administratif est basé en région Parisienne mais ses 80 collaborateurs sont dispersés sur le territoire national. Chaque année, Paul rassemble ses équipes pour un séminaire au vert sur trois jours. D’habitude, il organise cet événement professionnel fin juin avant que chacun parte en vacances. Ces trois jours sont l’occasion de dresser le bilan de l’année écoulée et de communiquer autour des objectifs de l’entreprise. Il réserve toujours une à deux demi-journée pour des activités team-building. Escape game, sortie sportive ou dégustations de vins, permettent de fédérer ses salariés autour d’une activité ludique et collaborative. Mais cette année, c’est différent. Le séminaire annuel a été annulé à cause de l’épidémie du Covid-19. Seulement ses collaborateurs ne se voient qu’une fois par an et en tant que manager, Paul sait que ces moments informels sont essentiels pour maintenir le lien et favoriser une bonne entente au sein de la société. Pour relancer l’engagement de ses salariés, le directeur souhaite planifier son séminaire à la rentrée et il a choisi d’en confier l’organisation à une agence d’événements professionnels, Elstarecon Événements & Conseils.
Accentuez votre séminaire de rentrée sur la cohésion d’équipe
Que vos équipes soient dispersées ou réunies dans un même bâtiment, l’esprit de cohésion a été fortement perturbé dans le contexte actuel. Confinement, télétravail, conférences téléphoniques et webinar ont mis les nerfs de vos collaborateurs à rude épreuve. Peut-être plus encore que les autres années, les chefs d’entreprise et cadres dirigeants ont besoin de transmettre du sens et de la motivation à leurs équipes en cette rentrée 2020. Vos collaborateurs apprécieront de se retrouver autour de conférences plénières et d’activités informelles, après avoir travaillé isolés pendant de longues semaines, voire des mois pour certains. Dans ce contexte particulier et inédit, chacun a besoin d’être rassuré sur la situation économique de son entreprise, les perspectives et les enjeux à venir dans les prochains mois. Nos projets de séminaire incluent la participation d’intervenants en développement personnel ou en motivation collective pour renforcer l’esprit d’équipe et favoriser le bien-être de vos salariés.
Elstarecon E&C a suggéré à Paul et à ses équipes de se réunir en Corse. Ses collaborateurs profiteront de la douceur de vivre de l’île de beauté à l’automne et de la convivialité du lieu. Au programme : journée d’étude dans un cadre bucolique et atypique, et intervention d’un coach en optimisme.
Comment organiser un séminaire convivial dans le respect des règles sanitaires
Que ce soient pour le logement, les repas ou les activités, nous travaillons avec des partenaires qui ont été pro-actifs sur la mise en place des gestes barrière : mise à disposition de gel hydroalcoolique et de masques, désinfection régulière des espaces communs et des salles de réunion, etc. Vos journées d’étude sont organisées dans des lieux dont les salles de réunion et les espaces communs sont assez grands pour respecter la distanciation sociale. Nous mettons en place la signalétique nécessaire au bon déroulement des interventions, pour gérer les flux de personnes : salariés, intervenants, personnel de service. Nos prestataires traiteur s’adaptent pour fournir des plateaux ou des box individuels. Les buffets où des petites gourmandises étaient à disposition toute la journée sont limités, des en-cas sont proposés individuellement. En même temps, c’est mieux pour votre ligne et pour le gaspillage alimentaire, n’est-ce pas ? Les activités Team Building sont définies selon vos affinités, vos enjeux et le nombre de participants. Nous privilégions au maximum les activités d’extérieur, avec du matériel individuel. Avec l’option « Protection Sanitaire », un séminaire jusqu’à 30 000 euros peut être annulé, et être remboursé, jusqu’à 30 jours avant la date de départ, si un ou plusieurs participants sont contaminés, ou être indemnisé s’il y a un refus d’embarquement suite à prise de température.
Elstarecon E&C a proposé à Paul d’organiser une visite privative d’une bergerie : échanges avec la propriétaire sur son histoire et son élevage, dégustation de ses fromages accompagnés d’une assiette de charcuterie corse. Le deuxième jour, ses collaborateurs iront randonner dans l’arrière-pays corse avant de profiter d’un Spuntinu en plein air. Les avantages de ces activités : cadre extérieur, peu d’interactions physique, et du matériel individuel.
Et si, organiser un séminaire hybride était la solution optimale ?
Aucune technologie ne remplacera un discours fait avec passion par un manager devant ses collaborateurs. Il se crée une énergie et une vibration dans la salle que seule l’interaction social entre les participants rend possible. Fédérer, encourager, féliciter : vos équipes ressentiront vos émotions derrière un masque, mieux qu’à travers un écran. Dans le contexte actuel, nous vous conseillons de limiter le nombre de participants pour des raisons sanitaires… mais aussi de convivialité ! Les événements professionnels à groupe restreint favorisent les échanges, la transversalité et la création de liens entre vos collaborateurs. Depuis l’expansion de l’épidémie, nous avons vus se développer l’utilisation des mots distanciel et virtuel. Même si ces termes vous font grincer des dents, combiner un séminaire en présentiel avec une rediffusion en live peut être la réponse à vos incertitudes. Les membres de votre entreprise hésitants à venir pour des raisons sanitaires, pourront être intégrés et participer à la journée d’étude grâce aux outils technologiques mis à votre disposition. Grâce à l’expérience et au savoir-faire de l’agence Elstarecon E&C, le séminaire de Paul sera organisé dans les meilleures conditions : convivialité, sérénité… et sécurité !
