Événement client: Comment faire vivre votre événement dans le temps ?
Un événement client ne se cantonne pas au jour J. Pour marquer les esprits, les phases préalables et celles qui suivent la manifestation sont à envisager tout autant que l’événement en lui-même. Explications.
Un voyage ou un projet événementiel représente, pour une entreprise, un investissement important, à un instant donné. Généralement, le planning est très chargé en activités, en émotions et en informations à enregistrer sur une période très courte. Aussi, pour tirer véritablement partie de ces événements fondateurs, il faut réussir à les faire vivre plus longtemps, grâce à des actions en amont et en aval.
Avant l’événement : teasing et création de l’identité
« Plus nous sommes dans l’anticipation, mieux c’est. Un an c’est l’idéal, mais c’est de plus en plus rare… Les délais ont plutôt tendance à raccourcir. » Si Emilyne Chaumont, gérante de l’agence de voyages professionnels Elstarecon E&C, insiste sur ce point, ce n’est pas uniquement pour des questions d’organisation : « En anticipant, l’entreprise se donne les moyens de mieux préparer l’événement en interne. Elle ne se contente pas de mettre ses collaborateurs dans l’avion, elle les intègre à la préparation du voyage. »
Ce laps de temps supplémentaire peut, par exemple, être mis à profit pour “brander” l’événement et ainsi faciliter la communication et créer l’envie : « Définir une thématique forte, un nom, une identité visuelle, voire produire un teasing vidéo à envoyer aux participants. Leur montrer quelques images pour les faire rêver et se projeter déjà dans le voyage… »
Si la forme est importante, le fond l’est tout autant. Il ne faut pas oublier que chaque projet porte en son sein un enjeu économique et fédérateur. Là encore, l’anticipation est précieuse : les collaborateurs ont plus de temps pour « préparer leurs interventions, créer des supports efficaces, s’imprégner de la problématique en amont ». Résultat : les moments partagés sur place sont plus riches et plus fructueux.
Après l’événement : feedback et souvenirs partagés
Le séjour a été couronné de succès, les équipes rentrent galvanisées, les échanges ont été pertinents, les liens entre les collaborateurs se sont resserrés… Comment capitaliser sur cette euphorie et faire perdurer la dynamique ?
« Souvent, nous échangeons les photos prises pendant le séjour avec les participants. C’est aussi un moyen d’obtenir un feedback informel sur leur expérience » témoigne Emilyne Chaumont. S’attacher à produire des contenus pendant l’évènement, qu’ils soient photos ou vidéos, permet de laisser une trace ensuite et de le faire vivre sur le plus long terme. « C’est effectivement une prestation que nous proposons de plus en plus. Ce qui fonctionne très bien, ce sont les clips vidéos qui résument le séjour, que l’on peut regarder ensemble au bureau, en se remémorant de bons souvenirs. Il y a quelques années, on aurait organisé une séance diapos ! »
Pour s’assurer de l’engagement des participants, il ne faut pas oublier de valoriser leur parole en recueillant leurs impressions, en les invitant à exprimer ce que cet événement leur a apporté. Qu’en ont-ils retenu ? Quelles personnalités ont-ils découvertes ? Quelles idées ont émergé de cette réflexion menée « hors des murs » ? Avant de revenir au quotidien de la vie au bureau, entretenez l’enthousiasme provoqué par les moments à part vécus au cours des voyages que vous organisez et favorisez l’échange pour servir la cohésion d’équipe.
